Не пиши мне. Правила ведения переписок (Часть I) | Бегущий айтишник l Кирилл Забавский

Не пиши мне. Правила ведения переписок (Часть I)

Одной из моих проблем в начале работы было отсутствие понимания того, как именно нужно вести деловые переписки с клиентами, руководителями и членами команды. Я помню, как люди долго не отвечали на мои сообщения или присылали совершенно не то, что мне нужно было от них. Конечно же сначала я все списывал на то, что это они плохие и не могут нормально ответить. Но проанализировав в какой-то момент свои тексты и письма я понял, что дело (Бинго!) не в людях, а в моих текстах.

В этой группе статей я хочу затронуть основные ошибки, встречающиеся в ведении деловых переписок и составлении текстов. А также привести основные правила и примеры того, как не допускать этих ошибок.
Первой частью будет...

Критерии хорошего письма

Перед тем как перейти к основным критериям хорошего письма, я хочу перечислить преимущества, которые мы получаем от качественно составленного письма:
— Снижение времени на обсуждение вопроса.
— Увеличение вероятности ответа на письмо.
— Повышение вовлеченности людей.
— Увеличение вашего авторитета.
— Улучшение рабочего климата на проекте.

Основные критерии хорошего письма:

— Одно письмо = одна тема
Отправляется одно письмо для согласования коммерческого предложения, изучения цен на услуги, а также получения информации о свободных днях для бронирования гостиниц.
Три отдельных письма: 1. Согласование коммерческого предложения. 2. Прайс с ценами на услуги. 3. Информация о свободных днях для бронирования гостиниц.

— Информативная тема письма
Документы по отчетам
Отчет о Прибылях и убытках за 2 квартал 2022 года

— Суть письма изложена в первом абзаце
Сначала в письме вносятся вводные данные и только после этого идет ключевой вопрос (Описываете мероприятие и потом задаете вопрос о том, готов ли пойти в указанное время).
Сначала в письме указывается основной вопрос или посыл, а потом идет дополнительный текст (Задается вопрос о готовности пойти на мероприятие в определенное время и потом описывается само мероприятие)

— Текст письма структурирован
Текст письма не разбит на абзацы и не содержит отдельных пунктов.
Текст письма четко структурирован, разбит на абзацы и пункты.

— Ссылки и материалы оформлены корректно
Ссылки не подписаны логически.
Ссылки на документы:
- Ссылка
- Ссылка
Ссылки логически выделены и подписаны.
Ссылки на документы:
- Ссылка на спецификацию продукта: ссылка
- Ссылка на дизайн продукта: ссылка.

— Текст письма помещается на экране без скролла
Текст письма нужно скроллить вверх и вниз, чтобы полностью прочитать его.
Текст письма полностью виден на экране без скролла.

Спасибо, что прочитал(-а) мою статью.
Уверен, эти пункты помогут тебе качественнее составлять деловые письма своим коллегам или заказчикам. Главное не превратиться в брюзгу и не начать также профессионально вести переписки со своими близкими людьми. Иначе они начнут думать, что строишь из себя Биг боса и не можешь вести себя нормально.

В следующих статьях рассмотрю основные правила ведения неформальных переписок, а также особенности ведения переписок на английском языке.
Хорошего вечера